Deze handleiding beschrijft stap voor stap hoe je een artikelbestand voorbereidt en importeert in Microcash.
1. Voorbereiding van het Bestand
Controleer en bewerk in Excel
Kolomnamen (regel 1):
-
- Zorg dat de eerste regel alleen kolomnamen bevat.
- Houd de namen kort en duidelijk.
Opmerkingen per kolom:
Barcode: zorg dat deze kolom alleen cijfers bevat (geen formules, komma’s, spaties of punten). Druk met de rechtermuisknop op de kolomletter en kies voor Celeigenschappen. Kies ‘Getal’, stel decimalen op 0, en schakel scheidingstekens voor duizendtallen uit.
Inkoop- en verkoopprijs: zorg dat dit getallen met twee decimalen zijn, zonder € teken.
BTW-kolom: gebruik alleen gehele cijfers: 0, 9 of 21.
Leverancierscode: maak een kolom leverancierscode aan en vul op de eerste artikel regel de leverancierscode in (maximaal 5 tekens, te vinden in Microcash). Dubbelklik daarna rechtsonderin de cel waar je de leverancierscode hebt ingevuld. De leverancierscode wordt nu automatisch op alle volgende regels van het bestand voor je ingevuld.
Klaar?
- Ga naar: Bestand > Opslaan als.
- Kies het bestandsformaat: Tab gescheiden tekstbestand (.txt).
- Sluit Excel.
2. Lijst rechtstreeks importeren
Wil je het bestand 1 op 1 importeren naar Microcash waarbij alle bestaande artikelinformatie in Microcash direct wordt overschreven?
-
Open Microcash en ga naar:
F9 > Systeemopties > F7 Artikelopties > F1 Importeren. -
Selecteer het voorbereide bestand via ‘Kies’.
-
Koppel nu de kolommen uit het importbestand een de juiste artikelvelden in Microcash.
-
Vink de volgende instellingen aan:
- 1e regel overslaan.
- Nieuwe artikelen toevoegen.
- Bestaande artikelen wijzigen.
- (Optioneel) Tweede leverancier gebruiken als de eerste bezet is.
-
Klik op Importeren.
3. Bestand omzetten naar mutatiebestand
De onder kopje 2 genoemde manier van importeren wijzigt direct alle gekoppelde velden. De leverancierscode zal altijd worden ingevuld bij Leverancier1 en de inkoopprijs bij de bijbehorende Inkoopprijs van Leverancier1. De verkoopprijs wordt ook direct overschreven.
Wil je een bestand importeren van een leverancier die niet jouw hoofdleverancier is? Dan is het raadzaam om het bestand als mutatiebestand in te lezen. Dit zorgt er voor dat rekening wordt gehouden met jouw leveranciersprioriteiten, dat er schaplabels van de prijswijzigingen worden klaargezet en dat je - indien gewenst - de verkoopprijzen achteraf kunt accorderen via de 'Prijswijzigingen Accorderen' functie.
Volg alle stappen uit stap 1 en 2 zoals hierboven beschreven. Let op: verzeker jezelf ervan dat in het importbestand de eerste kolom de artikelnummers bevat en de tweede kolom de leverancierscode.
Vink de instelling 'Mutatie klaarzetten' aan:
Druk op 'importeer'. Het bestand wordt nu niet rechtstreeks ingelezen, maar staat voor je klaar onder Management -> Muteren. Verwerk het bestand daar.