Kort antwoord
Wil je een lijst openen in Excel? Sla de lijst op als Excel-bestand, tekstbestand of csv-bestand.
Bij een tekstbestand kies je in Excel altijd Tab als scheidingsteken. Staat alles in één kolom? Open het bestand opnieuw via Excel en kies Tab.
Waarvoor gebruik je dit?
Je gebruikt dit artikel als je een lijst uit Microcash wilt bekijken, sorteren, filteren of printen in Excel.
Voorbeelden van lijsten zijn:
- verkooplijst
- voorraadlijst
- probleemartikelenlijst
- depotwaardelijst
- groepenlijst
- winkeldochterslijst
Sommige lijsten kun je direct opslaan als Excel-bestand. Andere lijsten worden opgeslagen als tekstbestand. Dat is normaal en geen fout.
Welke keuze moet je maken?
| Bestand | Wanneer gebruik je dit? | Wat doe je in Excel? |
|---|---|---|
.xlsx | Als je direct een Excel-bestand kunt maken | Gewoon openen in Excel |
.txt | Als de lijst als tekstbestand wordt opgeslagen | Openen via Excel en Tab kiezen |
.csv | Bij de instelbare verkooplijst csv | Openen via Excel en puntkomma kiezen |
Lijst opslaan als Excel-bestand
Sommige lijsten openen in een scherm met rijen en kolommen. Onderin het scherm zie je dan knoppen.
Wil je direct verder in Excel?
- Kies onderin voor Exporteren Excel.
- Of gebruik sneltoets F11.
- Microcash maakt dan een Excel-bestand.
- Open het bestand in Excel.
Dit is de makkelijkste optie.
Lijst opslaan als tekstbestand
Zie je geen knop Exporteren Excel? Dan staat de lijst vaak in een afdrukvoorbeeld.
Gebruik dan deze stappen:
- Kies onderin voor Naar bestand schrijven.
- Of gebruik sneltoets F11.
- Microcash vraagt om de Manier van opslaan.
- Kies tab seperated (.txt).
- Sla het bestand op op een plek die je makkelijk terugvindt, bijvoorbeeld Documenten.
Kies niet voor platte tekst of tekst met opmaak. Die bestanden zijn niet bedoeld om netjes in kolommen in Excel te openen.
Let op: in het afdrukvoorbeeld maakt F11 geen Excel-bestand, maar een tekstbestand. Dat tekstbestand kun je daarna wel openen in Excel.
Tekstbestand openen in Excel
Gebruik deze stappen voor een .txt-bestand.
- Open eerst Excel.
- Ga naar Bestand.
- Kies Openen.
- Kies Bladeren.
- Zoek het
.txt-bestand. - Zie je het bestand niet? Kies bij bestandstype voor Alle bestanden of Tekstbestanden.
- Klik op Openen.
- Kies Gescheiden.
- Kies niet voor Vaste breedte.
- Vink alleen Tab aan.
- Zet puntkomma en komma uit.
- Controleer in het voorbeeld of de gegevens netjes in kolommen staan.
- Klik op Volgende, Laden of OK.
Staan alle gegevens in kolom A? Dan is meestal Tab niet gekozen. Open het bestand opnieuw via Excel en kies Tab.
CSV-bestand openen in Excel
Gebruik deze stappen alleen bij een .csv-bestand, bijvoorbeeld bij Verkooplijst instelbaar csv.
- Open Excel.
- Open het
.csv-bestand via Bestand → Openen. - Kies bij het importeren voor puntkomma als scheidingsteken.
- Kies dan niet voor Tab.
Bij een csv-bestand worden de kolommen meestal gescheiden door een puntkomma.
Bestand opslaan als Excel-bestand
Heb je een tekstbestand geopend in Excel? Sla het daarna op als Excel-bestand.
- Kies in Excel voor Bestand.
- Kies Opslaan als.
- Kies als bestandstype Excel-werkmap (.xlsx).
- Geef het bestand een duidelijke naam.
- Klik op Opslaan.
Daarna kun je het bestand later gewoon openen in Excel.
Veelgemaakte fouten
| Wat gebeurt er? | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Alles staat in één kolom | Tab is niet gekozen | Open het bestand opnieuw via Excel en kies Tab |
| Kladblok opent het bestand | Je dubbelklikt op het .txt-bestand | Open eerst Excel en daarna het bestand |
| Het bestand is niet zichtbaar | Excel toont alleen Excel-bestanden | Kies Alle bestanden of Tekstbestanden |
| De kolommen staan verkeerd | Verkeerd scheidingsteken gekozen | Bij .txt: kies Tab. Bij .csv: kies puntkomma |
| Excel zegt dat het bestand in gebruik is | Het bestand staat nog open in Microcash | Sluit de lijst in Microcash en probeer opnieuw |
| Je ziet geen knop Exporteren Excel | De lijst staat in het afdrukvoorbeeld | Kies Naar bestand schrijven en open het .txt-bestand in Excel |
Waar vind je veelgebruikte lijsten?
| Lijst | Menu |
|---|---|
| Verkooplijst | Statistiek → Lijsten → Verkooplijst |
| Verkooplijst instelbaar csv | Statistiek → Lijsten → Verkooplijst instelbaar csv |
| Voorraadlijst | Statistiek → Lijsten → Voorraadlijst |
| Depotwaardelijst | Statistiek → Lijsten → Depotwaardelijst |
| Probleemartikelenlijst | Statistiek → Topdown → Probleemartikelen |
| Winkeldochterslijst | Statistiek → Topdown → Winkeldochters |
| Groepenlijst | Statistiek → Omzet → Groepenlijst |
Belangrijk om te weten
Een .txt-bestand is geen fout bestand. Veel lijsten worden op deze manier opgeslagen.
Bij een .txt-bestand kies je in Excel Tab als scheidingsteken. Daardoor komen barcode, omschrijving, aantallen en bedragen netjes in aparte kolommen.
Bij een .csv-bestand kies je meestal puntkomma als scheidingsteken.
Wanneer neem je contact op met Microcash?
Neem contact op met Microcash als:
- je de lijst niet kunt opslaan;
- je de lijst niet kunt openen in Excel;
- alles in één kolom blijft staan terwijl je Tab hebt gekozen;
- de lijst leeg is;
- gegevens ontbreken;
- je niet weet welke lijst je nodig hebt.
Vermeld daarbij welke lijst je gebruikt en welk bestand je hebt opgeslagen: .xlsx, .txt of .csv.