In Microcash is het mogelijk om eigen cadeaukaarten met unieke cadeaukaartnummers en barcodes aan te maken. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer u een serie fysieke cadeaukaarten wilt laten bedrukken en deze vervolgens via uw eigen kassa wilt uitgeven.
Het proces bestaat uit een aantal stappen. Eerst maakt u de cadeaukaartnummers aan in Microcash. Vervolgens kunt u deze nummers exporteren om de fysieke cadeaukaarten te laten bedrukken. Voordat een cadeaukaart daadwerkelijk gebruikt kan worden, moet deze via het kassascherm worden geactiveerd.
In dit artikel leggen we het volledige proces stap voor stap uit.
1. Nieuwe cadeaukaartnummers aanmaken
Ga in Microcash naar:
Management > Cadeaubonnen beheren
Kies vervolgens voor:
F1 – Nieuwe bonnen klaarzetten
Microcash vraagt nu vanaf welk nummer de nieuwe reeks cadeaukaarten moet beginnen.
Er staat standaard al een nummer ingevuld. U kunt dit nummer in principe laten staan. Hiermee sluit Microcash aan op de nummering van de cadeaukaarten die al in het systeem aanwezig zijn.
Klik vervolgens op OK.
Microcash vraagt daarna tot en met welk bonnummer de nieuwe reeks moet worden aangemaakt. Hier bepaalt u hoeveel cadeaukaarten u wilt klaarzetten.
Wilt u bijvoorbeeld 100 cadeaukaarten aanmaken, dan vult u op basis van het voorgestelde startnummer het bijbehorende eindnummer in. Wanneer Microcash bijvoorbeeld start met nummer 2, vult u bij een reeks van 100 cadeaukaarten als eindnummer 103 in.
Bevestig vervolgens de invoer. Microcash maakt de nieuwe cadeaukaartnummers aan.
2. De aangemaakte cadeaukaarten controleren
Nadat u de cadeaukaartnummers heeft aangemaakt, klikt u op:
Overzicht per bon
Hier vindt u een overzicht van de cadeaukaarten die in Microcash zijn aangemaakt. U ziet onder andere het cadeaukaartnummer, de barcode, het openstaande bedrag en de status van de kaart.
Bij de cadeaukaarten die u zojuist heeft aangemaakt staat de status:
aangemaakt
Dit betekent dat het cadeaukaartnummer en de bijbehorende barcode in Microcash bestaan.
Een aangemaakte cadeaukaart is nog niet actief
Dit is een belangrijk verschil.
De status ‘aangemaakt’ betekent alleen dat de cadeaukaart in Microcash is klaargezet. De kaart kan op dat moment nog niet door een klant worden gebruikt.
Om de cadeaukaart daadwerkelijk te kunnen gebruiken, moet deze later via de kassa worden geactiveerd. Na een succesvolle activatie verandert de status naar ‘uitgegeven’.
3. Cadeaukaartnummers exporteren voor bedrukking
Wanneer u fysieke cadeaukaarten wilt laten maken, kunt u de aangemaakte gegevens vanuit het cadeaubonnen-overzicht exporteren.
Kies hiervoor in het overzicht voor:
F11 – Naar bestand schrijven
Microcash schrijft de gegevens vervolgens weg als een tabgescheiden tekstbestand. In dit bestand staan onder andere de cadeaukaartnummers en bijbehorende barcodes.
Deze gegevens kunt u bijvoorbeeld gebruiken om een serie fysieke cadeaukaarten te laten bedrukken.
U kunt dus eerst alle gewenste nummers in Microcash aanmaken, deze exporteren en vervolgens de fysieke kaarten laten produceren.
4. Maak de groep ‘cadeaubon’ aan
Voordat u de cadeaukaarten in het kassascherm kunt scannen, moet er in Microcash een groep met de naam cadeaubon aanwezig zijn.
Deze groep is nodig om ervoor te zorgen dat Microcash de cadeaukaart tijdens het scannen in het kassascherm correct herkent en verwerkt.
Ga hiervoor naar:
Database beheer > Groepen
Kies vervolgens voor:
Nieuwe groep
Vul bij de nieuwe groep de volgende gegevens in:
- Omschrijving: cadeaubon
- Code: cadeaubon
Zowel bij Omschrijving als bij Code moet dus cadeaubon worden ingevuld.
Sla de groep vervolgens op.
Belangrijk: zonder de groep cadeaubon kan de cadeaukaart niet correct in het kassascherm worden gescand. Zorg er daarom voor dat deze groep aanwezig is voordat u begint met het activeren van de cadeaukaarten.
5. Een cadeaukaart activeren via het kassascherm
Nadat de cadeaukaart is aangemaakt en de groep cadeaubon aanwezig is, kunt u de kaart activeren.
Open hiervoor het kassascherm en scan de barcode van de betreffende cadeaukaart.
Microcash herkent de kaart en toont deze in het kassascherm als:
GRP uitgave cadeaubon
Hierbij wordt het bedrag van de cadeaukaart weergegeven.
Als bij het aanmaken al een bedrag is ingesteld, wordt dit bedrag gebruikt. Indien nodig kunt u het bedrag tijdens deze stap nog aanpassen.
De cadeaukaart moet daadwerkelijk worden afgerekend
Alleen het scannen van de cadeaukaart is niet voldoende om de kaart te activeren.
Ook wanneer u na het scannen het juiste bedrag heeft ingevoerd, is de cadeaukaart nog niet actief.
U moet de kassatransactie daadwerkelijk afronden via:
F12 – Afrekenen
Pas nadat de transactie volledig is afgerekend, wordt de cadeaukaart in Microcash als uitgegeven geregistreerd.
De volgorde is dus:
cadeaukaart scannen → bedrag controleren of invoeren → F12 Afrekenen
Pas daarna is de cadeaukaart geactiveerd.
6. Iedere cadeaukaart moet afzonderlijk worden geactiveerd
Wanneer u bijvoorbeeld 100 cadeaukaarten heeft aangemaakt, betekent dit niet dat deze 100 kaarten direct actief zijn.
Iedere cadeaukaart moet afzonderlijk in het kassascherm worden gescand en via een afgeronde kassatransactie worden geactiveerd.
Heeft u dus 100 fysieke cadeaukaarten laten bedrukken en wilt u deze allemaal vooraf activeren? Dan moet u de 100 kaarten één voor één via de kassa verwerken.
Dit is belangrijk om rekening mee te houden wanneer u grotere aantallen cadeaukaarten aanmaakt.
7. Controleren of de cadeaukaart is geactiveerd
Wilt u controleren of een cadeaukaart succesvol is geactiveerd? Ga dan opnieuw naar:
Management > Cadeaubonnen beheren > Overzicht per bon
Zoek de betreffende cadeaukaart op.
Voor de activatie staat de status op:
aangemaakt
Nadat de cadeaukaart via de kassa is gescand én afgerekend, verandert de status naar:
uitgegeven
De status ‘uitgegeven’ geeft aan dat de cadeaukaart actief is en klaar is om aan een klant te worden meegegeven.
8. De cadeaukaart gebruiken
Wanneer een klant later terugkomt en zijn of haar cadeaukaart wil gebruiken, scant u de barcode opnieuw in het kassascherm.
Omdat de cadeaukaart eerder is geactiveerd, herkent Microcash dat het om een uitgegeven cadeaukaart gaat.
In het kassascherm wordt de kaart nu weergegeven als:
GRP inname cadeaubon
Het tegoed van de cadeaukaart kan vervolgens bij de transactie worden gebruikt.
Een cadeaukaart met alleen de status ‘aangemaakt’ kan nog niet op deze manier worden gebruikt. De kaart moet eerst via het kassascherm zijn geactiveerd en de bijbehorende transactie moet zijn afgerekend.
Het volledige proces in het kort
Het volledige proces voor eigen cadeaukaarten ziet er als volgt uit:
Management > Cadeaubonnen beheren
→ F1 Nieuwe bonnen klaarzetten
→ Begin- en eindnummer invoeren
→ Cadeaukaartnummers aanmaken
→ Overzicht per bon openen
→ Controleren of de nieuwe kaarten de status ‘aangemaakt’ hebben
→ Gegevens eventueel via F11 – Naar bestand schrijven exporteren
→ Fysieke cadeaukaarten laten bedrukken
→ Via Database beheer > Groepen de groep cadeaubon aanmaken
→ Fysieke cadeaukaart in het kassascherm scannen
→ Bedrag controleren of invoeren
→ F12 – Afrekenen
→ Status verandert naar ‘uitgegeven’
→ Cadeaukaart is actief en klaar voor gebruik.
Belangrijk om te onthouden
Een cadeaukaart doorloopt in Microcash verschillende stappen:
Aangemaakt betekent dat het cadeaukaartnummer en de barcode in Microcash zijn aangemaakt, maar dat de kaart nog niet actief is.
Uitgegeven betekent dat de cadeaukaart in het kassascherm is gescand en de transactie daadwerkelijk is afgerekend. Vanaf dat moment is de cadeaukaart actief en kan deze door een klant worden gebruikt.
Het alleen scannen van een cadeaukaart of invoeren van een bedrag is dus niet voldoende. De transactie moet altijd worden afgerekend om de cadeaukaart te activeren.