Met Klantenpas overzicht kunt u het klantenbestand controleren en opschonen. U kunt klantgegevens groeperen, dubbele gegevens herkennen en klanten selecteren om deze te verwijderen.
U opent deze functie via:
F7 – Klantenpas > F11 – Klantenpas overzicht
Klantgegevens groeperen
Boven de klantenlijst staat een gebied met de tekst dat u een kolom hierheen kunt slepen om gegevens te groeperen.
Sleep bijvoorbeeld de kolom Naam naar dit gebied. Microcash groepeert de klanten vervolgens op naam en toont per naam tussen haakjes hoe vaak deze voorkomt.
U kunt op dezelfde manier ook andere kolommen gebruiken om te controleren of bepaalde klantgegevens meerdere keren in het bestand voorkomen.
Dubbele klanten bekijken
Vink Alleen dubbele klanten aan om de lijst te beperken tot gegevens die meerdere keren voorkomen.
Door de gewenste kolom naar het groepeergebied te slepen, kunt u gericht controleren waarop klanten mogelijk dubbel in het systeem staan.
Let op: dezelfde naam of andere overeenkomstige gegevens betekenen niet automatisch dat het om dezelfde klant gaat. Controleer de klantgegevens altijd zorgvuldig voordat u records verwijdert of samenvoegt.
Dubbele klanten samenvoegen
Wanneer dezelfde klant meerdere keren in het klantenbestand voorkomt, kunt u deze klantgegevens samenvoegen.
- Gebruik het Klantenpas overzicht om dubbele klanten op te zoeken.
- Groepeer bijvoorbeeld op Naam en vink Alleen dubbele klanten aan.
- Open de betreffende groep en controleer of de klantkaarten daadwerkelijk bij dezelfde klant horen.
- Selecteer de klanten die u wilt samenvoegen.
- Druk op CTRL+F3 – Samenvoegen.
- Controleer de gegevens zorgvuldig en volg de stappen in Microcash om het samenvoegen af te ronden.
Let op: dezelfde naam betekent niet automatisch dat het om dezelfde klant gaat. Controleer daarom ook andere gegevens, zoals barcode, klantnummer, e-mailadres en adres, voordat u klanten samenvoegt.
Klanten verwijderen
Selecteer de klant of klanten die u wilt verwijderen en druk op DEL – Verwijderen.
Gebruik deze functie alleen wanneer u zeker weet dat de geselecteerde klantgegevens niet meer nodig zijn.
Beschikbare acties
CTRL+A – Alles selecteren: alle weergegeven klanten selecteren.
CTRL+N – Niets selecteren: de huidige selectie opheffen.
CTRL+F3 – Samenvoegen: geselecteerde klantgegevens samenvoegen.
F6 – Exporteren: het overzicht exporteren.
DEL – Verwijderen: geselecteerde klanten verwijderen.
ESC – Annuleren: het klantenpasoverzicht verlaten.