Met Bestellijst 2.0 kunt u een besteladvies genereren, de voorgestelde bestelaantallen controleren en vervolgens een bestelling maken.
U opent deze functie via:
Hoofdmenu > F3 – Bestellen > F8 – Bestellijst 2.0
Het bestelproces bestaat uit drie stappen:
- Een besteladvies maken of een bestaand advies laden.
- Het besteladvies controleren en aanpassen.
- De definitieve bestelling maken.
Stap 1 – Een besteladvies openen
Wanneer u Bestellijst 2.0 opent, kunt u kiezen uit:
F1 – Nieuw advies genereren: een nieuw besteladvies berekenen.
F2 – Aanwezig advies laden: een eerder gegenereerd besteladvies opnieuw openen.
Kies de gewenste optie en druk op ENTER – Optie kiezen.
Nieuw besteladvies genereren
Bij een nieuw besteladvies bepaalt u eerst voor welke artikelen en leverancier het advies moet worden gemaakt.
Indien nodig kunt u een artikelselectie maken. U kunt hierbij bijvoorbeeld selecteren op:
- leverancier;
- groep;
- merk;
- artikelnummer;
- omschrijving;
- voorraad;
- minimumvoorraad.
Druk op F12 – Klaar wanneer de gewenste selectie is ingesteld.
Instellingen van het besteladvies
In het scherm Nieuw besteladvies stelt u in hoe Microcash het besteladvies moet berekenen.
Leverancier
Selecteer de leverancier waarvoor u wilt bestellen.
Profiel
Kies het gewenste bestelprofiel. Het profiel bepaalt welke instellingen worden gebruikt bij het berekenen van het besteladvies.
Klantenbestellingen
U kunt aangeven hoe klantenbestellingen moeten worden meegenomen:
Inclusief klantenbestellingen: gewone bestellingen en klantenbestellingen meenemen.
Zonder klantenbestellingen: klantenbestellingen niet meenemen.
Alleen klantenbestellingen: alleen artikelen uit klantenbestellingen meenemen.
Artikelen met meerdere leveranciers
Wanneer een artikel bij meerdere leveranciers kan worden besteld, kunt u instellen welke leverancier Microcash moet gebruiken:
Alleen artikelen waarbij leverancier 1 = [leverancier]: alleen artikelen meenemen waarbij de gekozen leverancier de eerste leverancier is.
De eerste leverancier kiezen: bestellen bij de eerste leverancier van het artikel.
De geselecteerde leverancier kiezen: de gekozen leverancier gebruiken.
De goedkoopste leverancier kiezen: de leverancier met de laagste inkoopprijs gebruiken.
Filialen
Werkt u met meerdere filialen, dan kunt u centraal of decentraal bestellen.
Bij decentraal bestellen kunt u aangeven voor welk filiaal u bestelt en eventueel de voorraad van andere filialen meenemen bij het besteladvies.
Besteladvies genereren
Controleer de instellingen en druk op:
F12 – Besteladvies genereren
Microcash berekent vervolgens het besteladvies en opent het Bestelscherm.
Stap 2 – Besteladvies controleren
In het Bestelscherm ziet u per artikel onder andere:
Aantal: het aantal dat uiteindelijk besteld wordt.
Besteladvies: het door Microcash berekende advies.
Minvrd: de minimumvoorraad.
Vrd: de huidige voorraad.
Barcode: de barcode van het artikel.
Omschrijving: de artikelomschrijving.
Onderaan het scherm ziet u aanvullende informatie, zoals verkoophistorie, totalen, aantallen en bestelbedragen.
Controleer het besteladvies voordat u de bestelling maakt.
U kunt de voorgestelde bestelaantallen indien nodig aanpassen.
HollandPharma en UniPharma leveren ook inkoopprijskortingen. In Microcash is dit te herkennen aan een geel gearceerde regel. Als de regel dus geel gearceerd is, betekend dit dat het artikel een inkoopprijskorting heeft.
Artikelen controleren of aanpassen
Vanuit het Bestelscherm kunt u verschillende aanvullende acties uitvoeren. Zo kunt u onder andere:
- artikelen zoeken;
- ontbrekende artikelen toevoegen;
- bestelaantallen aanpassen;
- een andere leverancier kiezen;
- de minimumvoorraad controleren of wijzigen;
- artikelinformatie bekijken;
- schaplabels klaarzetten.
Met F5 – Artikelscherm opent u het geselecteerde artikel rechtstreeks in het Artikelscherm.
Nieuw advies maken
Wilt u opnieuw beginnen met het berekenen van het besteladvies? Druk dan op:
SHIFT+F1 – Nieuw advies
U kunt vervolgens opnieuw de gewenste instellingen invoeren.
Stap 3 – Bestelling maken
Wanneer het besteladvies correct is, drukt u op:
F12 – Maken
Hiermee gaat u verder met het maken van de daadwerkelijke bestelling.
In het volgende scherm kunt u onder andere bepalen of de bestelling daadwerkelijk bij de leverancier wordt geplaatst en hoe de bestelling wordt verwerkt.
Afhankelijk van uw instellingen kunt u bijvoorbeeld:
- de bestelling elektronisch klaarzetten;
- de bestelling versturen;
- een bestelbrief printen;
- de bestelbrief eerst op het scherm bekijken;
- de bestelbrief opslaan;
- de bestelling per e-mail versturen;
- een referentie of vrije tekst aan de bestelling toevoegen.
Controleer de ingestelde opties en kies Maken om de bestelling te verwerken.
Veelvoorkomende situaties
Ik wil alleen bekijken wat Microcash zou bestellen
Genereer een besteladvies en controleer de voorgestelde aantallen in het Bestelscherm. De definitieve bestelling wordt pas gemaakt wanneer u verdergaat met F12 – Maken en de bestelling verwerkt.
Een artikel heeft meerdere leveranciers
Stel bij het maken van het besteladvies in hoe Microcash met de verschillende leveranciers moet omgaan. U kunt bijvoorbeeld de eerste, geselecteerde of goedkoopste leverancier gebruiken.
Ik wil klantenbestellingen meenemen
Kies bij Klanten-bestellingen voor inclusief klantenbestellingen.
Wilt u alleen voor klantenbestellingen bestellen, kies dan alleen klantenbestellingen.
Ik wil een bestaand besteladvies verder verwerken
Open Bestellijst 2.0 en kies F2 – Aanwezig advies laden.